Informativa privacy

Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato attraverso la piattaforma “Esperienze Memorabili”, dedicata alla gestione delle prenotazioni e delle relazioni con i clienti dei ristoranti, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.

1. A chi si applica

L’informativa riguarda i referenti dei ristoranti che si registrano o utilizzano la piattaforma, le persone che richiedono assistenza, i visitatori del sito pubblico e i clienti che richiedono una prenotazione online o cui si riferiscono prenotazioni e comunicazioni gestite dal ristorante.

2. Dati trattati

• Dati di registrazione e account: nome del ristorante, nome e cognome del referente, email professionale, numero WhatsApp, indirizzo e informazioni di configurazione.
• Dati relativi alle prenotazioni: nominativo e recapiti del cliente, data e ora, numero di persone, eventuali bambini o seggioloni, allergie o intolleranze, occasione, preferenze, richieste, note e stato della prenotazione.
• Dati delle comunicazioni: recapiti, contenuti ed esiti delle email di servizio inviate dalla piattaforma, testi predisposti, collegamenti WhatsApp, stato e tempi delle attività di conferma, promemoria e richiesta di feedback.
• Dati dell’Account Google: indirizzo email e autorizzazioni necessarie per accedere alle funzioni selezionate di Google Calendar, Contatti, Drive e Fogli Google.
• Dati amministrativi e di abbonamento: piano, stato del servizio, date di prova e rinnovo, identificativi del cliente o dell’abbonamento presso il fornitore di pagamento. I dati completi delle carte non sono acquisiti dalla piattaforma.
• Dati tecnici: registri di funzionamento, errori, data e ora delle operazioni e informazioni indispensabili alla sicurezza e alla continuità del servizio.

Alcune note di prenotazione, come allergie o intolleranze, possono rivelare informazioni relative alla salute. Il ristorante deve inserirle soltanto quando necessario alla corretta erogazione del servizio e nel rispetto della normativa applicabile.

3. Finalità e basi giuridiche

• registrare il ristorante, configurare l’Agenda ed erogare le funzionalità richieste: esecuzione di misure precontrattuali e del contratto;
• sincronizzare prenotazioni, calendario e contatti Google: esecuzione del servizio richiesto e autorizzazione espressa concessa dall’utente a Google;
• gestire prova, abbonamento, pagamenti, assistenza e comunicazioni di servizio: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali;
• prevenire abusi, proteggere sistemi e dati e diagnosticare malfunzionamenti: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e affidabilità del servizio;
• gestire le richieste di prenotazione online e le relative comunicazioni di servizio: esecuzione delle misure precontrattuali richieste dal cliente e del servizio di prenotazione;
• analizzare le visite al sito con Google Analytics e misurare l’efficacia degli annunci con OpenAI e, con una scelta separata, Meta: consenso facoltativo, distinto per finalità e revocabile dalle Preferenze cookie;
• adempiere a richieste delle autorità e obblighi fiscali, contabili o normativi: obbligo legale.

4. Ruoli del ristorante e della piattaforma

Per i dati dei propri clienti inseriti nell’Agenda, il ristorante determina finalità e modalità del trattamento ed è normalmente titolare autonomo. Esperienze Memorabili tratta tali dati per fornire il servizio secondo le istruzioni del ristorante. Il ristorante è responsabile dell’informativa ai propri clienti, della liceità dei dati raccolti e delle comunicazioni inviate.

Comunicazioni relative alla prenotazione online

Il cliente che richiede una prenotazione online riceve dalla piattaforma Esperienze Memorabili le email di servizio relative alla richiesta e alla sua gestione, come le notifiche di ricezione, conferma o aggiornamento previste dal servizio. Il ristoratore può inoltre inviare direttamente al cliente messaggi WhatsApp relativi alla gestione della prenotazione e, dopo la visita, richieste di feedback sull’esperienza. L’invio di questi messaggi è facoltativo e viene deciso dal ristoratore: l’Agenda predispone il testo, che il ristoratore può controllare, personalizzare e inviare tramite il proprio account WhatsApp.

Queste comunicazioni riguardano la gestione della prenotazione. L’invio di comunicazioni promozionali richiede un presupposto distinto e non è autorizzato automaticamente dalla prenotazione o dall’accettazione dei cookie. Il mancato consenso ai cookie facoltativi non impedisce di prenotare né di ricevere le comunicazioni necessarie al servizio.

5. Utilizzo dei dati Google

L’accesso ai dati dell’Account Google avviene esclusivamente per offrire le funzionalità richieste dall’utente, come selezionare un calendario, creare o aggiornare eventi, creare o aggiornare contatti e generare i file necessari all’Agenda.

L’uso e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di utilizzo limitato (“Limited Use”). I dati Google non vengono venduti, utilizzati per pubblicità personalizzata né trasferiti a terzi per finalità estranee alle funzioni richieste. L’accesso umano avviene soltanto quando necessario per sicurezza, assistenza richiesta dall’utente, rispetto della legge o previo consenso dell’interessato.

6. Modalità e luogo del trattamento

I dati sono trattati con strumenti elettronici e misure organizzative adeguate. La piattaforma utilizza servizi Google Workspace e Google Cloud; i dati operativi dell’Agenda sono conservati principalmente nei file Google associati all’account del ristorante. Alcune informazioni di registrazione e amministrazione sono conservate nel registro centrale del servizio.

7. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da fornitori tecnologici strettamente necessari, tra cui Google per infrastruttura, autenticazione e servizi Workspace, Stripe per pagamenti e gestione degli abbonamenti e il provider che ospita il sito pubblico. Per le sole finalità facoltative descritte nella sezione Cookie sono inoltre utilizzati Google Analytics, OpenAI e Meta, ciascuno secondo il consenso pertinente. Le comunicazioni inviate dal ristoratore su WhatsApp utilizzano il servizio WhatsApp/Meta secondo i relativi termini e informativa. Tali soggetti operano secondo i propri ruoli privacy e accordi applicabili. I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti autorizzati o autorità quando previsto dalla legge.

8. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dal GDPR.

9. Conservazione

I dati dell’account e dell’Agenda sono conservati per la durata del rapporto e per il tempo necessario a fornire il servizio. In caso di cessazione, i dati sotto il controllo diretto del Titolare vengono cancellati o anonimizzati entro un periodo ragionevole, di norma non superiore a 90 giorni, salvo obblighi legali, richieste dell’utente, esigenze di sicurezza o copie di backup temporanee. I dati amministrativi e fiscali sono conservati per i termini previsti dalla legge. I dati presenti nei file Google di proprietà del ristorante restano sotto il controllo del relativo account.

10. Revoca dell’accesso Google

L’utente può revocare in qualsiasi momento le autorizzazioni dalla sezione sicurezza del proprio Account Google. La revoca può impedire il funzionamento delle caratteristiche che utilizzano Calendar, Contatti o Drive, ma non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dagli articoli 15–22 GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché revocare il consenso quando applicabile. Le richieste possono essere inviate a agenda@esperienzememorabili.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Natura del conferimento e minori

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per registrarsi e utilizzare il servizio. La piattaforma è destinata esclusivamente ad attività professionali e non è rivolta direttamente a minori.

Cookie e preferenze di tracciamento

Le pagine pubbliche di presentazione e registrazione utilizzano strumenti necessari al funzionamento e, soltanto dopo la scelta dell’utente, strumenti facoltativi per statistiche e misurazione pubblicitaria. L’assenza di scelta, il rifiuto e la chiusura del banner mantengono disattivati gli strumenti facoltativi. Statistiche, pubblicità OpenAI e pubblicità Meta possono essere autorizzate separatamente. Il consenso già espresso per OpenAI non autorizza Meta, che rimane disattivata fino a una nuova scelta esplicita. Il rifiuto non impedisce la navigazione, la registrazione o l’uso del servizio.

• Preferenze cookie: la scelta è memorizzata nel browser, nello spazio locale del sito, con il nome em_cookie_preferences_v1 per 180 giorni. Contiene data, versione dell’informativa e categorie autorizzate; serve a rispettare le preferenze e non ha finalità pubblicitarie.
• Statistiche — Google Analytics: se autorizzato, il servizio misura le visite alla homepage e alla pagina di registrazione (/registrazione/). I cookie _ga e _ga_* sono configurati con una durata richiesta di 180 giorni, senza rinnovo automatico alla visita. Google Signals e i segnali di personalizzazione pubblicitaria sono disattivati. Non vengono inviati manualmente nominativi, email o numeri di telefono. I tempi di conservazione dei dati presso il fornitore dipendono dalle impostazioni del servizio. Informativa Google.
• Misurazione pubblicitaria — Meta: soltanto con il consenso dedicato viene caricato in modo asincrono il Pixel 1662777941865756, dataset “Esperienze Memorabili – Sito Web”. Misura la visualizzazione delle pagine pubbliche ammesse (PageView), una nuova registrazione confermata dal backend (CompleteRegistration) e il clic verso Google Calendar (DemoBookingClick), che non indica una demo prenotata. Meta riceve dati tecnici del browser, indirizzo IP, pagina visitata e identificatori pubblicitari; può utilizzare i cookie _fbp e _fbc, normalmente fino a 90 giorni, con possibili limitazioni del browser. L’abbinamento avanzato e la configurazione automatica degli eventi sono disattivati. Non vengono aggiunti nomi, email, telefoni, dati di prenotazione o dati delle API Google. URL con parametri non ammessi o provenienze potenzialmente riservate impediscono il caricamento. La revoca blocca gli eventi successivi e rimuove i cookie Meta accessibili al sito. Il consenso e il rifiuto sono ricordati nello stesso record delle preferenze per un massimo di 180 giorni; la prima registrazione inviata a Meta lascia inoltre nel browser un riferimento casuale di deduplicazione, senza dati del modulo. Informativa Meta.
• Misurazione pubblicitaria — OpenAI: se autorizzato, il Pixel può collegare agli annunci una registrazione completata o il clic sui collegamenti «Prenota una demo», tramite riferimenti del clic e del browser e dati dell’evento. Il clic verso la demo può essere rilevato anche nelle pagine informative pubbliche che presentano tale collegamento. Il cookie __oppref ha una durata richiesta di 30 giorni e il cookie __obref di 365 giorni; le limitazioni del browser possono ridurla. Se l’abbinamento avanzato è attivo, il Pixel può riconoscere recapiti immessi nei moduli e trasmetterli dopo normalizzazione e trasformazione con SHA-256; questi codici non equivalgono a dati anonimi. La scelta è nuovamente richiesta alla scadenza dei 180 giorni e, in mancanza di consenso valido, il Pixel resta disattivato. Informativa OpenAI.

La misurazione pubblicitaria descritta riguarda l’acquisizione dei ristoranti: questa integrazione non viene installata nell’Agenda né nelle pagine di prenotazione dei clienti dei ristoranti. Non inoltra dati ricevuti dalle API Google Calendar, Contatti, Drive o Fogli Google. La prenotazione delle demo avviene su Google Calendar. La conversione «Clic prenotazione demo» registra soltanto l’apertura del collegamento alla pagina di prenotazione: non dimostra che la persona abbia prenotato o partecipato alla call. La conferma effettiva dell’appuntamento è verificata separatamente dal Titolare.

Puoi modificare o revocare in qualsiasi momento la scelta con Preferenze cookie. La revoca blocca le misurazioni successive e rimuove i cookie di misurazione accessibili a questo sito; non annulla i trattamenti già effettuati. Se il browser impedisce di memorizzare le preferenze, la scelta vale solo per la pagina corrente.

13. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata per adeguamenti normativi o evoluzioni del servizio. La versione corrente sarà sempre resa disponibile attraverso la piattaforma e il sito ufficiale.